ตัวอย่างบริษัทที่เปลี่ยนแปลงเป็นสำนักงานแบบใหม่

ซัน ไมโครซิสเต็มส์ เป็นบริษัทไอทีข้ามชาติอีกรายที่มองเห็นความจำเป็นของการปรับตัว ให้เท่าทันกับรูปแบบการจัดการองค์กรที่เปลี่ยนแปลงไป ตามสภาพแวดล้อม ทางธุรกิจ
"เมื่อไม่มีพนักงานเข้ามาทำงานทุกคน หากเรามีที่นั่งให้พวกเขาทุกคน ในทาง การบริหารองค์กรแล้วก็ต้องถือว่าเป็นความสูญเสีย" สรรพัชญ โสภณ ผู้อำนวยการประจำประเทศไทย บริษัทซัน ไมโครซิสเต็มส์ (ประเทศไทย) กล่าว
ซัน จึงได้ใช้โอกาสย้ายสำนักงานไปอยู่ที่ใหม่กับการปฏิรูประบบการจัดการ สำนักงาน เพื่อเตรียมไว้สำหรับการขยายตัวในอีก 3 ปีข้างหน้า
ในแง่มุมของซัน เงื่อนไขของการเปลี่ยนแปลงระบบจัดการสำนักงานแบบใหม่ อยู่ที่ตัวของเทคโนโลยีเป็นสำคัญ ซึ่งก็เป็นที่มาของการใช้คำว่า smart office
รูปแบบการทำงานของ smart office เป็นลักษณะการทำงานบนระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ จะประกอบไปด้วยเครื่อง server หรือแม่ข่ายที่เก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล โดยมีอุปกรณ์ปลายทางที่เป็นลูกข่ายขนาดเล็ก (Thin Client) ที่ซันพัฒนาขึ้นมา และให้ชื่อว่า ซันเรย์ ทำงานร่วมกับเครื่องแม่ข่าย
อุปกรณ์ซันเรย์ จะทำหน้าที่เป็นตัวแสดงผล ที่จะมีหน้าจอที่มีหน่วยความจำเล็กน้อย ไม่มีตัวประมวลผล หรือต้องติดตั้งโปรแกรมซอฟต์แวร์ เหมือนอย่างเครื่องพีซีทั่วไป เพราะการเก็บข้อมูลและการประมวลผลข้อมูลทั้งหมดจะไปอยู่ที่เครื่องแม่ข่าย
สำหรับขนาดและจำนวนของ server หรือแม่ข่าย จะขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูล และเพื่อเตรียมไว้สำหรับงานในด้านต่างๆ เช่น อีเมล ระบบฐานข้อมูลลูกค้า แต่ถ้าเป็น องค์กรธุรกิจอื่นๆ ที่มีขนาดเล็กไม่จำเป็น ต้องมี server

สรุป

การเปลี่ยนแปลงสังคมความเป็นอยู่ของมนุษย์เป็นไปอย่างรวดเร็ว กล่าวกันว่าได้เกิดการเปลี่ยนแปลงในลักษณะที่เรียกว่า การปฏิวัติมาแล้วสองครั้ง ครั้งแรกเกิดจากการที่มนุษย์รู้จักใช้ระบบชลประทานเพื่อการเพาะปลูก สังคมความเป็นอยู่ของมนุษย์จึงเปลี่ยนจากการเร่ร่อนมาเป็นการตั้งหลักแหล่งเพื่อทำการเกษตร ต่อมาเมื่อประมาณร้อยกว่าปีที่แล้ว ก่อนสงครามโลกครั้งที่ 1 หลังจากที่เจมส์วัตต์ประดิษฐ์เครื่องจักรไอน้ำ มนุษย์รู้จักนำเอาเครื่องจักรมาช่วยในอุตสาหกรรมการผลิตและช่วยในการสร้างยานพาหนะเพื่องานคมนาคมขนส่ง ผลที่ตามมาทำให้เกิดการปฏิวัติทางอุตสาหกรรม สังคมความเป็นอยู่ของมนุษย์จึงเปลี่ยนจากสังคมเกษตรมาเป็นสังคมเมือง และเกิดรวมกันเป็นเมืองอุตสาหกรรมต่างๆ ในช่วง พ.ศ. 2523 เป็นต้นมา ความเจริญก้าวหน้าทางด้านคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็ว การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผลข้อมูลเป็นไปอย่างกว้างขวาง มีการส่งถ่ายข้อมูลระหว่างกันเป็นจำนวนมาก เกิดการประยุกต์งานด้านต่าง ๆ เช่น ระบบการโอนถ่ายเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ บัตรเอทีเอ็ม บัตรเครดิต การจองตั๋ว การซื้อสินค้า การติดต่อส่งข้อมูล เช่น โทรสาร(facsimile)ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์(electronicmail) ชีวิตความเป็นอยู่ในปัจจุบันเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ที่มีบทบาทเพิ่มขึ้น ใน พ.ศ. 2528 กระทรวงศึกษาธิการได้กำหนดในหลักสูตรมัธยมศึกษาตอนปลาย ให้วิชาคอมพิวเตอร์เป็นวิชาเลือกของหมวดวิชาคณิตศาสตร์ ประกอบด้วย 2 รายวิชา คือ ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ และการเขียนโปรแกรมภาษาเบสิก ต่อมา พ.ศ. 2532 และ พ.ศ. 2541 ก็เปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมหลักสูตรทางด้านคอมพิวเตอร์อีกหลายวิชา และจัดกลุ่มอยู่ในวิชาอาชีพสาขาคอมพิวเตอร์ ปัจจุบันมีโรงเรียนมัธยมศึกษาหลายแห่งทั่วประเทศเปิดการเรียนการสอนทางด้านคอมพิวเตอร์ขึ้น มีความจำเป็นเพียงไรที่จะต้องให้เยาวชนไทยเรียนรู้คอมพิวเตอร์ เมื่อมีวิชาพื้นฐานอื่น ๆ มากมายที่ต้องจะเรียน เหตุผลสำคัญสำหรับตอบคำถามนี้ คือปัจจุบันความเป็นอยู่ของมนุษย์ในสังคมมีความเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีข้อมูลมากขึ้น ตั้งแต่เช้าตรู่ นักเรียนอาจถูกปลุกด้วยเสียงนาฬิกาอิเล็กทรอนิกส์แบบดิจิทัล และเริ่มวันใหม่ด้วยการฟังวิทยุที่ส่งกระจายเสียงทั่วประเทศพร้อมกัน รับประทานอาหารเช้าที่ปรุงจากเครื่องครัวที่ควบคุมด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เสร็จแล้วรีบมาโรงเรียน ก้าวเข้าลิฟต์ที่ควบคุมการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ ติดต่อกับเพื่อนด้วยโทรศัพท์มือถือ คิดเลขด้วยเครื่องคิดเลขทันสมัย เรียนพิมพ์เอกสารด้วยโปรแกรมประมวลคำตกเย็นกลับบ้านดูทีวีแล้วเข้านอน กิจวัตรในชีวิตประจำวันของมนุษย์เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีมากขึ้น จนดูเหมือนว่าเทคโนโลยีเป็นปัจจัยที่สำคัญอย่างหนึ่งของมนุษย์ ซึ่งทำให้มนุษย์ได้รับความสะดวกสบายและประสบความสำเร็จในงานด้านต่าง ๆ เช่น เทคโนโลยีทางด้านอวกาศ ทางด้านการผลิต ทางด้านอุตสาหกรรมและทางด้านพาณิชยกรรม การปฏิวัติอุตสาหกรรมยุคแรก เริ่มจากการใช้เครื่องจักรกลแทนการทำงานด้วยมือ พลังงานที่ขับเคลื่อนเครื่องจักรก็มาจากพลังงานน้ำ พลังงานไอน้ำ และเปลี่ยนมาเป็นพลังงานจากน้ำมันขับเคลื่อนเครื่องยนต์และมอเตอร์ไฟฟ้าแทน ต่อมาการปฏิวัติอุตสาหกรรมได้เกิดขึ้นอีก โดยเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานทีละขั้นตอนมาเป็นการทำงานระบบอัตโนมัติ ซึ่งส่วนใหญ่ใช้กลไกการควบคุมอัตโนมัติทำงาน เช่น การดำเนินงานผลิต การตรวจสอบ การควบคุม ฯลฯ การทำงานเหล่านี้อาศัยระบบการควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ อุตสาหกรรมทางด้านคอมพิวเตอร์เจริญก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว และมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ในระยะปีหรือสองปีข้างหน้า ยากที่จะคาดเดาว่า จะมีการพัฒนาผลิตภัณฑ์อะไรใหม่ขึ้นมาอีกบ้าง ทั้งนี้เพราะขีดความ สามารถของคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันสูงมาก โดยเฉพาะส่วนที่เกี่ยวกับไมโครคอมพิวเตอร์(microcomputer) มีผู้กล่าวว่าการปฏิวัติครั้งที่สามกำลังจะเกิดขึ้น โดยสิ่งที่เกิดใหม่นี้ ได้แก่การพัฒนาการทางด้านความคิด การตัดสินใจ โดยอาศัยหลักการของคอมพิวเตอร์ ในอนาคตอันใกล้ผู้จัดการเพียงคนเดียวอาจทำงานทั้งหมดโดยอาศัยระบบคอมพิวเตอร์ควบคุมทำการควบคุมหุ่นยนต์คอมพิวเตอร์และให้หุ่นยนต์ควบคุมการทำงานของเครื่องจักรอีกต่อหนึ่ง ในระดับประเทศ ประเทศไทยสั่งเข้าสินค้าเทคโนโลยีระดับสูงปริมาณมาก จึงต้องซื้อเทคนิควิธีการ ตลอดจนเครื่องมือเครื่องจักรเข้ามามากตามไปด้วย ขณะเดียวกันเรายังขาดบุคลากรที่จะใช้เครื่องจักรเครื่องมือเหล่านั้นให้มีประสิทธิภาพ การสูญเสียเงินตราเนื่องจากสาเหตุนี้จึงเกิดขึ้นมิใช่น้อย หลายโรงงานยังไม่กล้าใช้เครื่องจักรที่ใช้เทคโนโลยีใหม่ เพราะหาบุคลากรในการดำเนินการได้ยาก แต่ในระยะหลังค่าจ้างแรงงานสูงขึ้นและการแข่งขันทางธุรกิจมีมากขึ้น จึงตกอยู่ในสภาวะจำยอมที่จะเอาเครื่องมือเหล่านั้นเข้ามา เนื่องจากเครื่องมือดังกล่าวให้ผลผลิตที่ดีกว่าของเดิมและมีราคาต้นทุนต่ำลงอีกด้วย ในหลักการเป็นที่ยอมรับว่า ความเจริญก้าวหน้าทางอุตสาหกรรมเกือบทุกแขนงมีคอมพิวเตอร์เข้ามาเกี่ยวข้องด้วยเสมอ ระบบการผลิตส่วนใหญ่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ และอิเล็กทรอนิกส์แทรกเข้ามาเกือบทุกกระบวนการ ตั้งแต่การควบคุม การขนส่งวัตถุดิบ กระบวนการผลิต การควบคุมคุณภาพ การวัดและการบรรจุหีบห่อ ตลอดถึงการใช้เครื่องทุ่นแรงบางอย่าง เครื่องมือที่ใช้วัดเกือบทุกประเภทมักมีไมโครโพรเซสเซอร์ (microprocessor) ซึ่งเป็นอุปกรณ์ส่วนหนึ่งของคอมพิวเตอร์เกี่ยวข้องด้วยเสมอ เช่น การวัดอุณหภูมิ วัดความดัน วัดความเร็วการไหลวัดระดับของเหลววัดปริมาณค่าที่จำเป็นสำหรับการควบคุมคุณภาพ ในยุควิกฤตการณ์พลังงาน หลายประเทศพยายามลดการใช้พลังงาน โรงงานพยายามหาทางควบคุมพลังงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อจะลดค่าใช้จ่ายลง จึงนำเอาคอมพิวเตอร์มาช่วยควบคุม เช่น ควบคุมการเดินเครื่องให้เหมาะสม ควบคุมปริมาณการใช้พลังงาน ควบคุมการจัดภาระงานให้เหมาะสม รวมถึงการควบคุมสิ่งแวดล้อมต่าง ๆ ด้วย
การจัดสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือที่เรียกว่า OA นั้นเป็นกระบวนการนำเอาเทคโนโลยีชั้นสูงมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น รวมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงานในสำนักงานให้สูงขึ้น การจัดสำนักงานอัตโนมัติมีขอบเขตกว้างและมีการเปลี่ยนแปลงเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตามแนวทางในรายงานฉบับนี้ เป็นเพียงการรวบรวมข้อมูล แนวคิด ความรู้เกี่ยวกับการจัดสำนักงานอัตโนมัติเบื้องต้น ที่ริเริ่มในการนำคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆมาใช้ในสำนักงาน ส่วนจะถูกพัฒนาดัดแปลงไปอยู่ในรูปเช่นไรนั้น ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร ความเหมาะสม ผู้บริหาร พนักงาน ซึ่งอาจมีความคิดแตกต่างกัน รวมทั้งสภาพเศรษฐกิจสภาพการตลาด และที่สำคัญในยุคแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศนี้ มีแนวโน้มว่า OA จะถูกพัฒนาขึ้นไปเรื่อยๆและจะเข้ามาเป็นหัวใจสำคัญในการบริหารงานองค์กรต่างๆ เกือบทุกองค์กรในอนาคต

การบริหารทรัพยากรมนุษย์

คุณลักษณะของสำนักงานในอนาคต อาจมีบางสิ่งที่กำลังสูญหายไป นั่นคือ สัญญาสังคมของอนาคต ที่มีไว้กระตุ้นจูงใจพนักงานในการทำงาน สิ่งที่ควรพิจารณาในประเด็นนี้ได้แก่
1. เป็นการลงทุนครั้งใหม่ ในทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งต้องมีคุณค่าใหม่
2. ใช้เครื่องมือการจูงใจใหม่ เช่น ภารกิจ การเรียนรู้ ชื่อเสียง การแข่งขัน คุณค่าของความคิด เป็นต้น
3. มีการพัฒนาและธรรมรงค์รักษาไว้อย่างดีที่สุด ด้วยกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ที่ปรับปรุงแล้วสอดคล้องต่อเนื่อง และมีประสิทธิผล
4. สร้างความสำเร็จที่มนุษย์มุ่งหวังให้เกิดขึ้น (Self – Esteem) โดยใช้หลักของ 7R’s คือ
4.1 ความนับถือ (Respect)
4.2 ความรับผิดชอบ (Responsibility)
4.3 ความยอมรับในความเสี่ยง (Risk – Taking)
4.4 รางวัลและการรับรู้ (Rewards and Recognition)
4.5 ความสัมพันธ์ (Relationship)
4.6 บทบาท (Role)
4.7 การปรับใหม่ (Renewal)
5. สร้างสถานการณ์ความเป็นผู้นำในสำนักงานมีหลายรูปแบบ เช่น วัฒนธรรมเทคโนโลยี ภาษา สังคม เป็นต้น
6. มีการเรียนเพื่อพัฒนาตนเอง ต้องเป็นผู้นำไม่ใช่ผู้ตาม เช่น ต้องเข้าใจตนเอง ฝึกความคิดเชิงบวก สร้างวุฒิภาวะและสร้างความเฉลียวฉลาด เป็นต้น

สำนักงานในอนาคต

ไม่ว่าลักษณะขององค์การ หรือสำนักงานในอนาคตจะเป็นอย่างไรก็ตามผู้บริหารควรจะพิจารณาประเด็นสำคัญ ดังนี้
1.) การเตรียมตัวเพื่อการเปลี่ยนแปลง ผู้บริหารจะต้องคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น แล้วปรับตัวตามเงื่อนไข หรือสถานการณ์ ซึ่งอาจเป็นการปรับปรุงระบบเพื่อคุณภาพ เพื่อผลิตภาพ หรือการปรับปรุงขนาดใหญ่ แบบรีเอ็นเนียริ่ง สิ่งที่ควรให้ความสนใจคือ
1.1 มีการสั่งการและยอมรับจากผู้บริหารระดับสูง
1.2 มีการกำหนดขอบเขตการเปลี่ยนแปลง
1.3 กำหนดมาตรฐานในการวัดผล ( ก่อน ระหว่าง และหลังการเปลี่ยนแปลง )
1.4 เข้าใจว่าทุกสิ่งทุกอย่างในโลกนี้มีการเปลี่ยนแปลงได้
1.5 กำจัดความกลัวและลดความสูญเสียให้น้อยที่สุด
1.6 เน้นในประเด็นที่มีคุณค่า มากกว่าผลการปฏิบัติงาน

2.) สร้างองค์การใหม่ โดยกำหนดเป้าหมายการสร้างครบวงจร บริการ กำไร ซึ่งจะก่อให้เกิดความพอใจต่อลูกค้าและพนักงานในสำนักงาน โดยมีปัจจัยที่สำคัญคือ
2.1 ปฏิบัติเหมือนเป็นบริษัทเล็ก ๆ เช่น ไม่เน้นด้านขนาด สร้างความสัมพันธ์ที่ดี
กับลูกค้า ให้เกิดความไว้วางใจ โดยมีลักษณะความสัมพันธ์ ผูกพัน ในทิศทาง
แนวดิ่ง มากกว่าแนวกว้าง เป็นต้น
2.2 สร้างและกระตุ้นนวัตกรรม จากความสำคัญและแนวทางที่กล่าวมาข้างต้น
2.3 ให้ผู้บริหารสำนักงานในอนาคตด้องพัฒนาเรื่องนี้ ในองค์การใหม่ให้มากที่สุด
2.4 สร้างวัฒนธรรมองค์การที่มีพลัง และเป็นประโยชน์ ต่อการพัฒนาสำนักงาน
ในอนาคต เช่น มีการยึดเหนี่ยวด้วยคุณค่าขององค์การ และมีความจริงใจซึ่ง
กันและกัน เป็นต้น
2.5 นำบทเรียนในอดีตมากระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ที่แตกต่าง รวมทั้ง
สร้างภาวะผู้นำให้เกิดกับองค์การ

3.) ออกแบบองค์การในทางปฏิบัติ ใช้การออกแบบและพัฒนาปรับปรุงมาช่วย สิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการออกแบบ คือ สายการบังคับบัญชา กระบวนการตัดสินใจ ทีม และพนักงาน โครงสร้างและกลยุทธ์ทั้งนี้ควรพิจารณาถึงการแข่งขันใหม่ ๆ ในโลกแบบใหม่และปรับตัวในทางปฏิบัติโดย
3.1 ยอมรับจุดประสงค์ แบะเป้าหมายที่ต้องสูงขึ้นและเพิ่มขึ้น
3.2 ยังคงมีความรับผิดชอบ และความเป็นผู้นำสูงในองค์การใหม่
3.3 กระตุ้นให้เกิดการสร้างทีม แบบหลากหลาย เพื่อรับวัฒนธรรมและความ
แตกต่างที่ไร้พรมแดน
3.4 หาผู้ร่วมประกอบการ (Partner Ship) สำนักงานยุดใหม่ไม่สามารถปฏิบัติงาน
โดยลำพังต้องมีกลุ่มดำเนินการ และเพื่อนร่วมงานหลากหลายแห่ง เพราะ
โลกในอนาคตจะเกิดการรวมตัวเพื่อเพิ่มเอกสารภาพในการแข่งขัน มากกว่า
การแยกปฏิบัติงานอย่างโดดเดี่ยวเหมือนในอดีต
3.5 ส่งเสริมระบบเครือข่ายทางความรู้ ตลอดจนวิชาการทุกแขนง ให้กว้างไกล
ทั่วโลก
3.6 มีหลักการสำคัญในการเป็นองค์การในอนาคตได้แก่ มีความยืดหยุ่น
พนักงานให้การยอมรับร่วมกัน การบริหารเป็นทีม มีความหลากหลาย และ
ที่สำคัญสร้างให้สำนักงานในอนาคต มีหัวใจหลักของความได้เปรียบเชิง
แข่งขัน อย่างใดอย่างหนึ่ง
3.7 พร้อมรับมือและเตรียมตัวพบ หรือเข้าถึงการเปลี่ยนแปลงในทุกด้าน โดย
เตรียมรับสถานการณ์ทางด้านนวัตกรรม และเทคโนโลยีไว้ล่วงหน้า

ความสำเร็จของสำนักงานแห่งการเรียนรู้

ความสำเร็จที่เห็นได้ชัดคือ ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเรื่องความคิดและพฤติกรรมซึ่งมีผลต่อการพัฒนาปรับตัวเพื่อความอยู่รอด ทั้งนี้มีองค์ประกอบสำคัญของการก้าวสู่ความสำเร็จของสำนักงานแห่งการเรียนรู้อยู่ 6 ประการได้แก่
1. ภาวะผู้นำ ( Leadership ) เป็นวิธีการซึ่งบริษัทสามารถเปลี่ยนแปลงสู่การเป็นสำนักงานแห่งการเรียนรู้ โดยการสร้างผู้นำที่มีบทบาทสำคัญ 3 ประการ คือ
1.1 การสร้างวิสัยทัศน์ร่วมกัน ( Shared Vision )
1.2 การออกแบบโครงสร้าง ( Design Structure )
1.3 ภาวะผู้นำแบบผู้รับใช้ ( Servant Leadership )
ภาวะผู้นำตามบทบาทเหล่านี้จะทำให้เกิดภาพลักษณ์ใหม่ ของผู้นำในสำนักงานแห่งการเรียนรู้ซึ่งจะมีความสำคัญและเป็นองค์ประกอบหลักของความสำเร็จสู่การเป็นสำนักงานแห่งการเรียนรู้
2. โครงสร้างแนวนอน / เครือข่าย ( Horizontal / Network Structure ) สำนักงานแห่งการเรียนรู้ใช้หลักการใหม่ ๆ เพื่อให้ประสพความสำเร็จจากการทำงานร่วมกันเป็นทีม มีความเชื่อมโยงกันในแนวราบ ทั้งในด้านการทำงานและสถานที่ทำงาน พนักงานควรออกสนาม ( fields ) คือมีโอกาสได้สัมผัสพื้นที่การขายหรือการบริการเพื่อกระชับความสัมพันธ์กับลูกค้า ( แนวโน้มนี้ใช้กับหลักการรีเอ็นจีเนียริ่งเช่นเดียวกัน ) ด้วยความรวดเร็วและประสิทธิผล โครงสร้างแบบนี้ต้องสะท้อนแนวทางปฏิรูปความคิดทางการบริหาร เช่น การทำงานเป็นกลุ่มสำคัญมากกว่าการทำงานของแต่ละบุคคล เป็นต้น สมาชิกกลุ่มรับผิดชอบในการฝึกอบรม รักษาความปลอดภัย ตารางการหยุดงานและแม้กระทั่งการตัดสินใจด้านการจ่ายผลตอบแทน
3. การมอบอำนาจให้พนักงาน ( Employee Empowerment ) เป็นการให้อำนาจ อิสระความรู้และความชำนาญ เพื่อให้พนักงานเกิดการตัดสินใจและลงมือปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ การมอบอำนาจแบบนี้ ( Empowerment ) สะท้อนถึงการทำงานด้วยตนเองเป็นกลุ่ม มีการสร้างคุณภาพ การกำหนดคุณลักษณะของงาน อำนาจหน้าที่ การฝึกอบรม เพื่อให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้โดยอิสระ แต่ละกลุ่มจำสามารถระดับการมอบอำนาจได้สูงขึ้นเพียงใดขึ้นอยู่กับตัวเนื้อหางาน และความซับซ้อนของงาน งานที่มีความซับซ้อนมากต้องใช้ปริมาณการมอบอำนาจมากกว่างานการซ่อมอุปกรณ์ เป็นต้น
4. การแบ่งปันข้อมูล ( Information Sharing ) ภายในสำนักงานแห่งการเรียนรู้ มีข้อมูลมากมายพนักงานต้องระวังการใช้และเข้าใจองค์รวม รวมทั้งทราบว่าแต่ละคนอยู่ในส่วนใดขององค์รวมนั้นเพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลที่ตรงกับความต้องการและแก้ปัญหาได้จริง ผู้บริหารสำนักงานควรรู้ข้อมูลให้มากและรู้จักเลือกใช้การสื่อสารแบบเปิด ( Open Communication ) ทั้งนี้การใช้เทคโนโลยีของการติดต่อสื่อสารก็มีบทบาทช่วยให้เกิดการแบ่งปันข้อมูลที่มีประสิทธิผลด้วยเช่นกัน
5. การกำหนดกลยุทธ์ ( Emergent Strategy ) แต่เดิมการวางแผนและการกำหนดกลยุทธ์เป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูง สำหรับสำนักงานแห่งการเรียนรู้ ผู้นำหรือผู้บริหารระดับสูงยังคงมีอิทธิพลต่อวิสัยทัศน์และทิศทางในภาพรวม เพียงแต่มิได้เป็นผู้ควบคุมและสั่งการด้านกลยุทธ์โดยลำพัง เพราะจะมีพนักงานทุกคนช่วยกัน ตามที่ทราบกัน หัวใจแห่งความสำเร็จของสำนักงานแห่งการเรียนรู้ คือ พนักงาน ดังนั้น การกำหนดกลยุทธ์ควรให้ทุกคนมีบทบาทในการพัฒนาสร้างเสริมแนวทางให้ตรงกับความต้องการของกลุ่มเป้าหมายอย่างแท้จริง
6. วัฒนธรรมที่เข้มแข็ง ( Strong Culture ) วัฒนธรรมองค์การเป็นกลุ่มของคุณค่าหลัก ความเชื่อ ความเข้าใจ และบรรทัดฐานที่ร่วมกันในระหว่างสมาชิกภายในองค์การ และพื้นฐานของสำนักงานแห่งการเรียนรู้เช่นเดียวกัน การที่จะเกิดวัฒนธรรมที่เข้มแข็งได้นั้นต้องครอบคลุมเนื้อหาทั้ง 3 ประการ คือ
6.1 ภาพรวมมีความสำคัญมากกว่าส่วนใดส่วนหนึ่ง และขอบเขตระหว่างส่วน
งานต่าง ๆ ควรมีให้น้อยที่สุด หรือไม่มีเลย
6.2 วัฒนธรรมสร้างความรู้สึกของชุมชน ความเมตตากรุณา และการเอาใจใส่
กันและกันภายในสำนักงาน
6.3 คุณค่าของวัฒนธรรมได้รับการปรับปรุง พัฒนาเปลี่ยนแปลงให้ดีขึ้น

เทคโนโลยีสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ

เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติมีมากมายหลายอย่าง เทคโนโลยีบางอย่าง เป็นเรื่องพื้นๆ ที่เห็นกันมานานแล้ว แต่บางอย่างก็ก้าวหน้าอย่างที่เราคิดไม่ถึง ในที่นี้จะได้นำเทคโนโลยีที่น่าสนใจมาอธิบายให้เห็นว่าสำนักงานอัตโนมัติมีอะไรและใช้อะไรอยู่บ้าง

1. Dictation งานอย่างหนึ่งที่จำเป็นในสำนักงาน คือ งานเขียนคำบอก นั่นคือผู้บริหารอาจเรียกเลขานุการมาบอกข้อความให้พิมพ์จดหมาย เลขานุการก็ใช้เชาวเลขในการบันทึกข้อความนั้นสำหรับนำไปพิมพ์ ยุคปัจจุบันที่การจราจรติดขัดผู้บริหารอาจเลือกใช้วิธีอัดเสียงในเครื่องบันทึกเสียงขณะนั่งในรถยนต์แล้วส่งตลับแถบเสียงให้เลขานุการใช้เครื่องฟังเสียงแล้วพิมพ์ข้อความเหล่านั้นก็ได้
2. Text Editing งานในสำนักงานที่เกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ และตรวจแก้ไขเอกสารต่างๆ เช่น จดหมายรายงาน คำสั่ง ปกติรู้จักกันในชื่องานประมวลคำ (Word Processing) และนิยมใช้กันอย่างกว้างขวางทั่วไปตามสำนักงานต่างๆ จนเกิดความเข้าใจผิดว่า ลำพังการใช้คอมพิวเตอร์ในงานพิมพ์เอกสาร ก็คืองานสำนักงานอัตโนมัติทั้งหมด งานประมวลคำมีประโยชน์ตรงช่วยให้พิมพ์ข้อความจดหมายรายงานได้อย่างสะดวก หากพิมพ์ผิดก็แก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ง่ายโดยไม่ต้องพิมพ์ทุกอย่างใหม่หมด
3. Electronic mail ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ คือการใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์และส่งข่าวสาร
ซึ่งส่วนมากเป็นจดหมายผ่านระบบสื่อสารไปยังผู้รับโดยตรง โดยทั่วไปผู้ส่งข่าวสารมักจะใช้ระบบประมวลคำสร้างจดหมายขึ้นโดยใช้คอมพิวเตอร์ที่โต๊ะทำงานของตน จดหมายนี้ระบุหมายเลขที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งเรียกว่า e-mail address เอาไว้ด้วย เมื่อทำจดหมายเสร็จ โปรแกรมสื่อสารในคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นจะส่งจดหมายผ่านระบบสื่อสาร
4. Electronic Filling การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ เป็นวิธีการจัดเก็บจดหมาย รายงาน และ
เอกสารต่างๆไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อให้สะดวกแก่การค้นคืน โดยปกติสำนักงานทั่วไปต้องมีตู้เก็บเอกสารหลายใบสำหรับเก็บเอกสารต่างๆ ที่ได้รับและสร้างขึ้น การจัดเก็บแบบนี้นอกจากจะสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บแล้ว ยังไม่สะดวกด้วยบางครั้งต้องถ่ายเป็นสำเนาเอาไปไว้ในแฟ้มต่างๆ ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากขึ้น แต่ถึงกระนั้นยังค้นหาเอกสารที่ต้องไม่ค่อยพบ แนวทางการจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ส่วนมากใช้ระบบภาพลักษณ์ (Image Processing) คือนำเอกสารต้นฉบับมาเข้าเครื่องกราดตรวจ (scanner) เพื่อเปลี่ยนเป็นข้อมูลภาพลักษณ์เก็บไว้ พร้อมกันนั้นก็พิมพ์รายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารนั้นๆ เช่น เรื่อง วันที่จัดทำ คำสำคัญต่างๆ เพื่อให้ระบบคอมพิวเตอร์ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้การจัดแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถช่วยลดความยุ่งยากในการดูแลตู้เก็บเอกสารไปได้มาก

5. Calendaring ระบบนัดหมาย เป็นระบบสำคัญของผู้บริหารซึ่งจะต้องพบปะกับผู้อื่นอยู่เสมอทั้งบุคคลภายนอกและภายในหน่วยงาน ปกติผู้บริหารระดับสูงมักมอบหมายให้เลขานุการเป็นผู้บันทึกการนัดหมาย และคอยเตือน นอกจากนั้นเวลาที่ผู้บริหารไม่อยู่ในสำนักงานการนัดหมายยังอาจยากมากขึ้น เพราะตรวจสอบตารางนัดหมายไม่ได้ ในสำนักงานอัตโนมัติ ผู้บริหารอาจบันทึกการนัดหมายลงในระบบคอมพิวเตอร์ และอนุญาตให้ผู้อื่นตรวจสอบตารางนัดได้ เพื่อจะได้ขอมาพบหรือนักประชุม ปกติระบบนัดหมายของคอมพิวเตอร์มักยอมให้บันทึกการนัดหมายเป็นความลับได้หลายระดับ

6. Phototypesetting การเรียงพิมพ์ด้วยแสง หรือการใช้คอมพิวเตอร์เรียงพิมพ์เอกสาร รายงาน แบบฟอร์มแผ่นพับใบปลิว โฆษณา จะกลายเป็นส่วนสำคัญของงานสำนักงานไปด้วย

7. Micrographics การใช้ไมโครฟิล์มเป็นสื่อสำหรับบันทึกเอกสาร หนังสือ หรือรูปภาพต่างๆ เป็นที่รู้จักกันมานานแล้วในหมู่บรรณารักษ์ห้องสมุด เพราะประหยัดเนื้อที่การถ่ายย่อภาพเอกสารลงบนฟิล์มขนาดเล็กมีทั้งชนิดม้วนที่เรียกว่าไมโครฟิล์มโดยทั่วไป หรือเป็นแผ่นฟิล์มซึ่งถ่ายภาพเอกสารลงเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าเล็ก ๆ เรียกว่า ไมโครฟิช หรือเป็นแผ่นฟิล์มที่ติดตรึงบนบัตรกระดาษขนาดเท่ากับบัตรเจาะรู

8. Computer Teleconference เป็นระบบประชุมทางไกลที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อโดยตรง ปัจจุบันเรามีเทคโนโลยีสื่อสารหลายแบบ (Multimedia) ซึ่งรวมภาพ เสียง ข้อความ ข้อมูล มาทำงานพร้อมกันทางคอมพิวเตอร์ หากเรานำเทคโนโลยีมาใช้ในการประชุมทางไกล เราสามารถใช้คอมพิวเตอร์ส่งภาพผู้เข้าร่วมประชุมจากที่หนึ่งไปออกยังคอมพิวเตอร์อีกที่หนึ่ง สามารถใช้โปรแกรมอี-เมล์ส่งข้อความและข้อมูลสามารถใช้คอมพิวเตอร์ค้นข้อมูลและคำนวณผลลัพธ์ด้วยสเปรคชีต โดยวิธีนี้การประชุมทางไกลก็จะมีทั้งประสิทธิภาพ และประสิทธิผลอย่างมากขึ้น
9. Forms Design การออกแบบฟอร์มเอกสารเป็นงานที่ต้องใช้เวลาและความพิถีพิถันมากทีเดียวได้กล่าวแล้วว่าโปรแกรม DIP จะมีบทบาทด้านนี้มากขึ้น แต่เราก็ยังจำเป็นต้องมีโปรแกรมที่เกี่ยวกับแบบฟอร์มอยู่อีกสองประเภท ประเภทแรกใช้สำหรับพิมพ์ข้อความลงในแบบฟอร์มและประเภทที่สองใช้สำหรับให้ผู้เกี่ยวข้องใช้เครื่องปลายทางกรอกข้อความลงในแบบฟอร์ม

10. Audio text มีลักษณะของการสื่อสารข้อมูลหรือเรื่องราวที่น่าสนใจไปให้ผู้รับบริการคล้ายๆ กับ Videotext แต่ใช้อุปกรณ์โทรศัพท์สำหรับสื่อสารข้อมูลเป็นเสียงพูด

เทคโนโลยี (Technology)

เทคโนโลยี หมายถึง การประยุกต์เอาความรู้ทางด้านวิทยาศาสตร์ มาใช้ให้เกิดประโยชน์ และเป็นหัวใจของการสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับสินค้าและผลิตภัณฑ์ เช่น การนำทรายซึ่งเป็นสารประกอบของซิลิกอนที่มีราคาต่ำ มาสกัดเอาสารซิลิกอนให้บริสุทธิ์ และเจือสารบางอย่างให้เกิดเป็นสิ่งที่เรียกว่าสารกึ่งตัวนำ นำมาผลิตเป็นทรานซิสเตอร์และไอซี ซึ่งไอซีนี้เป็นอุปกรณ์ที่รวมวงจรอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากไว้ด้วยกัน ใช้ทำชิพ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของคอมพิวเตอร์ ทำให้มีราคาสูงเทคโนโลยีจึงเป็นหนทางที่จะช่วยพัฒนาให้สินค้าและบริการต่าง ๆมีมูลค่าเพิ่มขึ้น เทคโนโลยีเป็นการเชื่อมระหว่างความชำนาญ ความรู้ ประสบการณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ที่ใช้ในการผลิต และการกระจายสินค้าหรือบริการ เทคโนโลยีรวมอยู่ในกิจกรรมทั้งหมดขององค์การหรือสำนักงานและอัตราการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วของเทคโนโลยีเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับการเกิดนวัตกรรมของสำนักงาน การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี มี 2 ประเภท ดังนี้
1. Quantum Technological Change เป็นการเคลื่อนย้ายเทคโนโลยีแบบพื้นฐาน ซึ่งมีผลต่อนวัตกรรมของสินค้าและบริการใหม่ ตัวอย่างที่เห็นได้ขัด คือ การพัฒนาของ Internet และการพัฒนาของวิศวพันธุกรรม หรือที่เรียกว่า Biotechnology แม้แต่การพัฒนาหลักการเบื้องหลังการจัดหาสินค้าจานด่วน (Fast food) ของ McDonald ก็เป็นลักษณะการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีประเภทนี้เช่นเดียวกัน
2. Incremental Technology Change เป็นการเปลี่ยนแปลงที่กลั่นกรองเทคโนโลยีที่มีอยู่แล้วและนำไปสู่การปรับปรุงทีละเล็กทีละน้อย

เทคโนโลยีสารสนเทศ

สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์ หรืออาจกล่าวได้ว่า สารสนเทศ เกิดจากการนำข้อมูล ผ่านระบบการประมวลผล คำนวณ วิเคราะห์และแปลความหมายเป็นข้อความที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้
เช่น สารสนเทศที่เป็น ความรู้ที่เกิดจากวิทยุ โทรศัพท์มือถือ ข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ รอบตัวเราซึ่งอาจมาจาก วิทยุ โทรทัศน์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ดาวเทียม โทรศัพท์ เครื่องจักร ที่เกี่ยวกับสารสนเทศได้ เครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบสื่อสารโทรคมนาคมสมัยใหม่ เช่น การฝาก ถอนเงินผ่านเครื่อง ATM การจองตั๋วเครื่องบิน การลงทะเบียน ฯลฯ
เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีที่ใช้จัดการสารสนเทศ เป็นเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ การเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผล การแสดงผลลัพธ์ การทำสำเนา และการสื่อสารโทรคมนาคม เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมและสามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้

1. การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การพิมพ์ป้อนทางแป้นพิมพ์ การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่ง(bar code)
2. การประมวลผล เป็นการนำเสนอข้อมูลที่เก็บมาได้เข้าสู่กระบวนการประมวลผลตามต้องการเช่น การคำนวณ
3. การเรียงลำดับข้อมูล แยกเป็นกลุ่ม ฯลฯ ส่วนใหญ่จะดำเนินการด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ จากส่วนสำคัญที่เรียกว่า ชิพในหน่วยซีพียู
4. การแสดงผลลัพท์ เป็นอุปกรณ์ที่ใช้เทคโนโลยีในการแสดงผลลัพธ์ ซึ่งสามารถเป็นตัวหนังสือ รูปภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหวแบบวีดีทัศน์หรือเสียง
5. การทำสำเนา เป็นการทำสำเนาข้อมูลหรือสารสนเทศที่จัดเก็บไว้ในสื่ออิเลคทรอนิกส์ชนิดต่าง ๆ ให้มีหลายชุด เพื่อสะดวกต่อการเก็บรักษา และการนำไปใช้ อุปกรณ์ที่ใช้ทำสำเนา เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร แผ่นบันทึก ฮาร์ดดิสต์หรือ CD-RON
6. การสื่อสารโทรคมนาคม เป็นวิธีการที่จะส่งข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง ซึ่งอาจส่งกระจายไปยังปลายทางครั้งละมาก ๆ อุปกรณ์ที่ใช้ได้แก่ โทรศัพท์ โทรสาร วิทยุ โทรทัศน์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ คลื่นวิทยุ ดาวเทียม ฯลฯ

ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศ
เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทต่อการพัฒนาประเทศชาติในทุกวงการ ซึ่งเกี่ยวข้องกับวิถีความเป็นอยู่ของคนสังคมสมัยใหม่อยู่มาก เช่น
1. เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ในการประกอบการทางด้านเศรษฐกิจ การค้า และการอุตสาหกรรม จำเป็นต้องหาวิธีในการเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน คอมพิวเตอร์ และระบบสื่อสารเข้ามาช่วยทำให้เกิดระบบอัตโนมัติ เราสามารถฝากถอนเงินสดผ่านเครื่องเอทีเอ็มได้ตลอดเวลา ธนาคารสามารถให้บริการได้ดีขึ้น ทำให้การบริการโดยรวมมีประสิทธิภาพ ในระบบการจัดการทุกแห่งต้องใช้ข้อมูลเพื่อการดำเนินการตัดสินใจ ระบบธุรกิจจึงใช้เครื่องมือเหล่านี้ช่วยในการทำงาน เช่นใช้ในระบบจัดเก็บเงินสด จองตั๋วเครื่องบิน ระบบการขายสินค้านำมาจัดระบบสินค้าคงคลัง เป็นต้น
2. เทคโนโลยีสารสนเทศเปลี่ยนรูปแบบการบริการเป็นแบบกระจาย เมื่อมีการพัฒนาระบบข้อมูล และการใช้ข้อมูลได้ดี การบริการต่าง ๆ จึงเน้นรูปแบบการบริการแบบกระจาย ผู้ใช้สามารถสั่งซื้อสินค้าจากที่บ้าน สามารถสอบถามข้อมูลต่าง ๆ ผ่านทางโทรศัพท์ หรือระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เช่น สอบถามเลขหมายโทรศัพท์ที่ต้องการ เช็คยอดเงินคงเหลือที่ฝากในธนาคาร เช็คยอดเงินคงค้างค่าบริการ โทรศัพท์ เป็นต้น
3. เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นสิ่งจำเป็น สำหรับการดำเนินการในหน่วยงาน ต่าง ๆ ปัจจุบันทุกหน่วยงานต่างพัฒนาระบบรวบรวมจัดเก็บข้อมูลเพื่อใช้ในองค์กร ประเทศไทย มีระบบทะเบียนราษฎร์ที่จัดทำด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ระบบเวชระเบียนในโรงพยาบาล ระบบการจัดเก็บข้อมูลภาษี มีการนำเอาระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในการทำงานมากขึ้น
4. เทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวข้องกับคนทุกระดับ พัฒนาการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้ชีวิตความเป็นอยู่ของคนเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีมากขึ้น เช่น การใช้โทรศัพท์ โทรสาร อินเทอร์เน็ตในการติดต่อสื่อสาร การใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงาน

อุปสรรคของเทคโนโลยี
แม้ว่ามีประโยชน์มากก็ตาม แต่ IT ก็มีอุปสรรคและข้อจำกัดอยู่เช่นเดียวกันซึ่งอุปสรรคที่ทำให้การปฏิบัติงานของ IT ทำได้ยากลำบากยิ่งขึ้น ประกอบด้วย
1. ปัญหาด้านเทคโนโลยี โดยขาดมาตรฐานความคงที่ เพราะมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ทำให้ธุรกิจซึ่งใช้ IT ที่แตกต่าง จะมีมาตรฐานที่แตกต่างกัน และความแตกต่างเหล่านี้จะทำให้เกิดความลำบากในการเชื่อมต่ออุปกรณ์เข้าด้วยกันในระบบเครือข่าย เช่น แฟ้มในคอมพิวเตอร์ไม่สามารถย้ายจากที่หนึ่งไปยังอีกแห่งหนึ่งได้ เพราะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์คนละบริษัทที่มีมาตรฐานแตกต่างกัน เป็นต้น
2. การต่อต้านจากผู้ใช้ เหตุผลเบื้องต้นคือ เกิดความกลัวเทคโนโลยี ไม่ชอบใช้เทคโนโลยี และขาดการสนับสนุนจากพนักงานภายในสำนักงาน การต่อต้านจะลดลงได้ถ้าทำให้เกิดความเป็นมิตรและมีการชี้แจงหรือให้การศึกษา หรือฝึกอบรมการใช้คอมพิวเตอร์
3. การคัดค้านทางการเมืองเพราะอิทธิพลของ IT ที่มีต่อการเปลี่ยนแปลงในสำนักงาน อาจทำให้เสียประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงนั้นคัดค้าน โดยใช้ยุทธวิธีต่าง ๆ เช่น หลีกเลี่ยงการนำทรัพยากรไปใช้ หันเหเป้าหมายโครงการ IT และเพิกเฉยหรือละเลยงานในส่วนนั้นอย่างเจตนา เป็นต้น